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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

-

FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

    1. ANAL

Almatech

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

  1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

  • Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
  • Conduire des ateliers orientés processus.
  • Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
  • Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
  • Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
  • Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
  • Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
  • Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

Atelier

Date

Lieu

Almakom

Client

1er atelier

Nom et Prénom

Nom et Prénom

2ème atelier

Nom et Prénom

Nom et Prénom

Versions du document

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Date

Description

Ecrit par

Approuvé par

Draft

JJ/MM/AAAA

Draft

Nom et Prénom

Nom et prénom

JJ/MM/AAAA

Liste de diffusion

Membre de l‘équipe

Fonction

Email

Nom et Prénom

Nom et Prénom

  1. Vue d‘ensemble
    1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

Décrire le contexte général du processus d'achat du client afin de comprendre son fonctionnement actuel, d'identifier les difficultés rencontrées et de clarifier les attentes vis-à-vis du projet.

Le processus d'achat du client est composé de trois types d'achats : les offres (devis), les projets (demande d'achat) et les achats génériques société (licences, ordinateurs...). Les achats mutualisés multi-projet sont également pris en compte.

Deux options sont proposées pour gérer les achats : l'option "industrielle" qui nécessite un stock minimum, l'option "spécifique" qui gère les besoins de chaque projet et l'option "spécifique optimisée" qui combine les pièces standard et les pièces nécessaires.

La réception des pièces est un processus à revoir, notamment pour savoir où se trouve le colis, et le processus de "incoming" qui implique un contrôle et une réception de la livraison avec photos du colis non ouvert et ouvert.

Les petites commandes nécessitent une chaîne d'approbation qui dépend du seuil fixé par la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. L'approbation peut être effectuée par un groupe d'approbateurs, notamment le CEO et le CFO.

Le système de gestion de l'achat est démontré dans Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) avec des fonctionnalités telles que :

* Un tableau de bord adapté au profil de l'utilisateur avec les informations pertinentes
* Un export facile dans Excel
* Une gestion du multi-sourcing, y compris la référence fournisseur et le paramétrage du fournisseur préféré
* Des informations de planning, telles que le lead-time, le stock de sécurité, le Minimum Order Quantity, y compris les vacances des fournisseurs et des transporteurs

La catégorisation des fournisseurs est possible, mais il faudra voir si on peut trouver une source possible de cette catégorisation, par exemple via Catya.

La gestion des "Purchase quote" (demande d'offre) permet de rentrer les offres fournisseurs, de les rattachées au projet et de les archiver avec versioning. La date de demande peut également être renseignée.

La gestion de l'incoterm permet de suivre les dates d'expédition et l'info du projet inclut la gestion des coûts dans le projet.

La réception des pièces peut être effectuée en 1 clic avec la création d'un Warehouse receipt pour transmettre l'info au magasin. Le magasiner rentrera les informations, y compris les livraisons partielles, et il sera possible de créer un contrôle qualité avec des documents qui résument les choses à contrôler, des demandes de photos et des numéros de lot ou série.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

3.4. Documents et statistiques

À compléter par Almatech

3.5. Volume des données

À compléter par Almatech

3.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

4.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

4.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

4.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

  1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

    1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

Une image contenant texte, capture d’écran, diagramme, Police

Le contenu généré par l’IA peut être incorrect.

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).

Contenu par Sections

Contenu organisé par sections avec édition individuelle.

3.1. Contexte et Hypothèses

Décrire le contexte général du processus d'achat du client afin de comprendre son fonctionnement actuel, d'identifier les difficultés rencontrées et de clarifier les attentes vis-à-vis du projet. Le processus d'achat du client est composé de trois types d'achats : les offres (devis), les projets (demande d'achat) et les achats génériques société (licences, ordinateurs...). Les achats mutualisés multi-projet sont également pris en compte. Deux options sont proposées pour gérer les achats : l'option "industrielle" qui nécessite un stock minimum, l'option "spécifique" qui gère les besoins de chaque projet et l'option "spécifique optimisée" qui combine les pièces standard et les pièces nécessaires. La réception des pièces est un processus à revoir, notamment pour savoir où se trouve le colis, et le processus de "incoming" qui implique un contrôle et une réception de la livraison avec photos du colis non ouvert et ouvert. Les petites commandes nécessitent une chaîne d'approbation qui dépend du seuil fixé par la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. L'approbation peut être effectuée par un groupe d'approbateurs, notamment le CEO et le CFO. Le système de gestion de l'achat est démontré dans Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) avec des fonctionnalités telles que : * Un tableau de bord adapté au profil de l'utilisateur avec les informations pertinentes * Un export facile dans Excel * Une gestion du multi-sourcing, y compris la référence fournisseur et le paramétrage du fournisseur préféré * Des informations de planning, telles que le lead-time, le stock de sécurité, le Minimum Order Quantity, y compris les vacances des fournisseurs et des transporteurs La catégorisation des fournisseurs est possible, mais il faudra voir si on peut trouver une source possible de cette catégorisation, par exemple via Catya. La gestion des "Purchase quote" (demande d'offre) permet de rentrer les offres fournisseurs, de les rattachées au projet et de les archiver avec versioning. La date de demande peut également être renseignée. La gestion de l'incoterm permet de suivre les dates d'expédition et l'info du projet inclut la gestion des coûts dans le projet. La réception des pièces peut être effectuée en 1 clic avec la création d'un Warehouse receipt pour transmettre l'info au magasin. Le magasiner rentrera les informations, y compris les livraisons partielles, et il sera possible de créer un contrôle qualité avec des documents qui résument les choses à contrôler, des demandes de photos et des numéros de lot ou série.

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